Está na hora de acertar os ponteiros. Afinal, administrar o tempo é dinheiro e qualidade de vida. Quem vive repetindo frases como "não dá tempo" e "que bom seria se o dia tivesse 30 horas" pode aprender a organizar melhor as tarefas do dia-a-dia e medir os resultados no caixa da empresa ou nas horas de lazer conseguidas com a empreitada.
Para a consultora Branca Maria Sampaio, antes de começar a tentar resolver o problema, é preciso identificar os desperdiçadores de tempo. Segundo ela, os principais são: perfeccionismo, dificuldades de dizer não, falta de planejamento e objetivo, dificuldade de delegar e a "administração por crise", que é quando a pessoa se habitua a trabalhar só apagando os incêndios do cotidiano.
Estes fatores, juntos ou isolados fazem com que o dia da pessoa renda menos do que deveria e acabe comprometendo sua qualidade de vida. O planejamento é muito importante: cada hora gasta com ele representa uma economia de até três horas na execução do plano – diz Branca.
Ela acrescenta que numa empresa onde os funcionários e a direção não se preocupam com a administração de tempo é comum aparecerem sinais de estresse, alta incidência de faltas provocadas por doenças e queda na produtividade.
Pesquisas mostram que bons funcionários não suportam esse ambiente e acabam pedindo demissão. Com isso a empresa perde alguns do seus melhores quadros.
Coragem de dizer 'não"ajuda a economizar horas precisas
Os especialistas previnem: a mudança de hábito deve ser gardual. A consultora Branca Maria aconselha ir fazendo modificações aos poucos, para aumentar as chances de sucesso. - Não se pode ir do 8 ao 80 - diz. A mudança gradual evita também o risco de decepções, já que, na ânsia de obter resultados positivos, o profissional pode não usar as técnicas corretamente.
Ela diz que certa vez um aluno, surpreso, disse que conseguirá economizar boa parte do seu dia só com negativa.- Ele me disse espantado: hoje consegui dizer não 8 vezes. É incrível como o dia correu melhor.
Psicologia para acertar ponteiros
A consultora Branca Maria, que elaborou o teste sobre Administração do tempo costuma dizer que não há fórmulas definidas para resolver o problema. Segundo ela, cada um deve agir de acordo com suas características.
-Não há receita de bolo pronta para todos. Cada um deve estudar o seu problema e tentar resolvê-los da melhor maneira possível, Se for o caso, a pessoa deve até procurar um profissional, como um psicólogo, para ajudar.
Branca diz que as grandes empresas já despertara para a importância do assunto e, cada vem mais, procuram consultores da área para cursos internos. O próprio Sebrae, onde ela leciona, está treinando alguns gerentes e funcionários de seus balcões com técnicas de administracão do tempo.
Seu trabalho é baseado na identificação dos desperdiçadores de tempo e em sugestões para atuar sobre os problemas detectados. Nas aulas com grupos de uma mesma empresa, os funcionários trocam de papéis com os chefes e o que se vê é surpresa para todos os lados.
Funcionários representam os chefes que, na maioria das vezes, ficam surpresos com a imagem que passam. O interessante é que, trabalhando juntos, todos entendem melhor a situação do outro e conseguem resolver o problema em conjunto. As dramatizações ajudam bastante a romper as barreiras – diz ela.
Casos para contar não lhe faltam. Sem revelar os nomes dos alunos, Branca é capaz de contar histórias curiosas, como a de um executivo que tinha sete cartões de crédito: - ele dizia que ofereciam e ele não tinha como negar. Depois, começou a emprestar os cartões e perdia tempo administrando datas de pagamentos e quem deveria pagar o quê. Ele me ligou depois das aulas e disse: "Branca, resolvi o problema dos cartões. Aprendia dizer não e estou administrando-os muito bem".
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